员工拿着打卡记录来要加班费，公司该给吗？ 作者：詹卫军律师团队     时间：2026-10-20    来源：长沙税务律师网

作者：长沙税务律师网 詹卫军律师团队

加班费争议是企业劳动纠纷里最常见的类型之一。很多HR的困惑是：员工拿着一沓打卡记录、钉钉截图来仲裁，公司是不是就必输？近三年多地法院的判决给出了相对清晰的答案：打卡记录本身不等于加班事实，但公司的应对方式，往往决定了谁承担不利后果。

一、公司胜诉的案子，赢在"审批制度"

昆明官渡区法院：梅某主张休息日、法定节假日加班费，提交了电子打卡记录。法院认为，打卡记录只能证明到达和离开的时间，无法证明打卡期间是否在提供劳动、具体做了什么工作；双方劳动合同明确约定"经批准确认的加班申请是安排调休或计算加班费的唯一依据，未经批准的自愿加班不视为加班"，梅某拿不出审批记录和工作内容证据，加班费请求被驳回。

上海一中院：员工主张未获审批的加班工资，公司员工手册规定加班须在办公系统提交申请、经部门经理确认后方可视为有效加班。法院认为，该项规定属于对加班申请审批流程的程序性规定，并未排除劳动者获得加班工资的实体权利，制度本身有效；员工拿不出已申请审批的证据，仅凭考勤记录主张加班费，本院不予支持。

贵阳南明区法院：行政经理主张两年间累计加班636小时，提交钉钉打卡记录和自行制作的加班统计表。法院查明，他本人就是考勤汇总表的签字审核人，汇总表上没有加班记录，钉钉打卡也缺乏加班申请与审批记录，其主张不能形成完整证据链，636小时的加班费请求被驳回；仅因公司对仲裁裁决确定的加班费408元无异议，法院判决公司照付该408元。

二、公司败诉的案子，输在"只有制度没有事实"

上海嘉定区法院的判决则给了老板们另一种警示：仓库主管孟某主张8小时以外的加班费，公司以"未经申请审批"抗辩。法院查明：公司提交的考勤记录本身就显示孟某存在大量超过8小时的打卡记录，加上孟某提交的组员考勤记录、工作沟通聊天记录相互印证，"以未经申请审批为由一概不认"实难认同，终判公司补足加班费差额6.5万余元。

三、还有一条容易忽视的"时间线"

上海松江区法院的案子点出一条重要的举证规则：《工资支付暂行规定》要求用人单位书面记录工资支付情况并保存两年以上备查；司法实践据此将两年内的工资支付记录、考勤记录等证据的提供义务分配给用人单位。该案员工主张的是三年前的加班费，已超过两年保存期，公司对相应期间的考勤、工资记录不负提供义务，举证责任回到员工身上；员工仅凭一张自制的"门卫人员轮流表"和银行流水，不足以证明加班事实，请求被全部驳回。

这条规则对企业的含义是双向的：超过两年的旧账，员工举证困难，公司不必恐慌性和解；但两年内的账，公司若称"记录找不到了"，就要承担不利后果——《劳动争议调解仲裁法》第六条规定，与争议有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供，不提供的应当承担不利后果；《劳动争议司法解释（一）》第四十二条同样规定，劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据而用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果。

四、给HR的合规清单

第一，加班审批制度要"三件套"齐全。制度文本经民主程序制定并公示、员工签收；审批流程（系统或纸质）真实运行；审批记录归档保存。三者缺一，制度在仲裁庭上的说服力就大打折扣。

第二，考勤数据要"能自圆其说"。定期核对考勤打卡与工资表：长期超时打卡的员工，要么安排调休、支付加班费，要么核查为什么下班不走。让考勤成为公司的证据，而不是员工的证据。

第三，高管、人事岗的考勤要特别管理。贵阳案里员工自己审核考勤，嘉定案里员工系团队主管——管理岗员工对考勤记录的形成有直接影响，单纯依赖考勤数据的抗辩对他们往往失灵，需要另行保留审批留痕。

第四，工资表里规范列明加班费计算。按《中华人民共和国劳动法》第四十四条的规定：安排劳动者延长工作时间的，支付不低于工资150%的报酬；休息日安排工作又不能安排补休的，支付不低于工资200%的报酬；法定休假日安排工作的，支付不低于工资300%的报酬。将计算基数与倍数在工资条中列明并让员工确认，避免"加班费已含在工资里"这种说不清的约定。

第五，两年保存期是底线，建议保存三年以上。制度性保存更长时间，成本极低，换来的是争议时的从容。

加班费争议的胜负手从来不是"有没有加班"，而是"谁的证据链更完整"。制度立得住、考勤对得上、审批留得痕，公司就不怕员工拿着打卡记录来敲门。

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